klanten ontvangen als receptionist: één van de belangrijkste taken

Klanten of leveranciers ontvangen op een positieve manier is belangrijk want je hebt geen tweede kans. Je werkgever dus ook niet. Behandel je bezoekers volgens de etiquette en besteed zorg aan ieder van hen. Klinkt klef maar is één van de belangrijkste taken van een onthaalmedewerker/receptionist

Laat niemand lang wachten
Zowel klanten, leveranciers of andere personeelsleden hebben een drukke agenda. Extra lang staan wachten aan een receptie staat daar meestal niet in als agendapunt. Probeer dus niemand lang te doen wachten. 

Is er geen andere mogelijkheid dan de persoon te laten wachten? Zorg er dan voor dat hij of zij merkt dat je hem of haar gezien hebt. Beter nog is een korte zin waarin je duidelijk maakt zo snel mogelijk te helpen. 

Zorg voor een persoonlijk onthaal 
Het is een grote leugen dat we in een koud zakenwereld werken. Alle bedrijven werken met mensen en deze tonen dagelijks hun persoonlijkheid. Zorg er dus voor dat je oog hebt voor je bezoekers en ontvang hun op een persoonlijke manier. Enkele tips zijn:

• Probeer zoveel mogelijk doeltreffende informatie aan de klant te verstrekken (wachttijden, namen, reden  waarom hij dient te wachten, …
• Probeer eventuele vragen of verzoeken ook daadwerkelijk te behandelen als af te handelen
• bij lastige klanten of leveranciers ben jij de persoon die kalm en vriendelijk blijft. Zo stel je hun gerust en kan je ze ook vaak kalmeren
• biedt een drankje en wat lectuur aan. Dit maakt het wachten aangenamer en lijkt de wachttijd korter
• is de wachttijd langer dan gedacht? Zoek proactief de contactpersoon binnen je firma en vraag een nieuwe schatting van de wachttijd. Geef deze wachttijd opnieuw door aan de klant. 

Het voorkomen van de ontvangstruimte en jezelf: piekfijn
Niemand komt graag in een rommelige ruimte binnen dus zorg er voor dat de ontvangstruimte steeds piekfijn in orde is. Dit betekend ondermeer: 

• geen lege bekers of tassen
• alles netjes opgeruimd
• snacks en drankjes aangevuld
• geen stof of vuil (tijdens het wachten is er zeker tijd om rond te kijken!)

De inrichting van de receptie
Ook de inrichting van het onthaal zelf is belangrijk voor de receptionist. Zo moet je als receptionist zeker:

• zicht hebben op de deur
• op korte afstand zitten van de wachtruimte
• vlot aan drankjes geraken
• goed zichtbaar zijn voor de klant of leverancier die het bedrijf binnen wandelt
• in de receptie heerst er een gezellige stilte. Achtergrondmuziek mag natuurlijk ook.
• zorg voor voldoende zitplaatsen met ruimte tussen. Reken op minstens 3 klanten die elkaar niet kennen om een indruk te krijgen van je wachtruimte