In dit digitaal tijdperk met mail, whatsapp en softwarepakketten hangen we alsnog dagelijks aan de telefoon. Soms is dit met collega’s of vaste klanten maar soms ook met personen die we nog niet face to face ontmoet hebben. Dan kan je het telefoongesprek best zo correct mogelijk laten verlopen. Tijd voor enkele tips over zakelijk telefoneren dus…
Tip 1: professionele boodschap als je de telefoon niet opneemt
Even een open deur instampen: plaats een professionele boodschap op je telefoon. Als je gebeld wordt en je bent te laat, niet bereikbaar of je wenst niet gestoord te worden, hoort je gesprekspartner een boodschap die hem ondanks je onbereikbaarheid verder helpt. Dit kan een boodschap zijn met je mailadres of het nummer van de receptie.
Een leugentje om bestwil: plaats eventueel een boodschap dat je telefoon het niet mogelijk maakt om externe nummers te zien en je dus niet automatisch kan terugbellen.
Tip 2: Out of office ook belangrijk voor je eigen telefoontoestel
Heb je een eigen bureau met vast toestel of een mobiel nummer waar klanten, leveranciers, collega’s, … je kunnen op contacteren? Plaats dan ook even een boodschap wanneer je langer dan 24 uur niet bereikbaar zal zijn. We vinden een out of office vrij gewoon op onze e-mailaccounts maar vergeten dit wel op onze telefoon.
Tip 3: doorschakelen wanneer mogelijk
heb je onregelmatige uren of weet je dat er vaak gebeld wordt op uren/dagen dat je niet beschikbaar bent, zorg dan voor een goede doorschakeling.
Deze doorschakeling kan naar je eigen mobiel zijn of naar de receptie maar ook naar een andere collega. De grote telecomoperatoren bieden een doorschakeling aan als je slechts enkele toestellen hebt. Bij meerdere telefoonsets kan het interessant worden om offertes op te vragen van digitale telefooncentrales.
Tip 4: durf het kort te houden
Kunnen klanten of leveranciers bellen op je smartphone? Zorg dan dat je een zinnetje klaar hebt om hun in korte tijd af te wimpelen. Zo kan je steeds opnemen en inschatten hoe dringend het is.
“ik ben momenteel in vergadering. Is het mogelijk je probleem even op mail te plaatsen? Ik neem dan zo snel mogelijk terug contact op”
Bij een Iphone is dit bijvoorbeeld via Instellingen > Telefoon > Reageer met tekstbericht
Je kan ook opteren voor standaard boodschappen te gebruiken op je telefoon. In plaats van op te nemen, stuurt je telefoon dan automatisch een sms naar de beller om duidelijk te maken waarom je niet opneemt. Let wel op dat sommige mensen je met een vast toestel bellen en dus geen berichten kunnen ontvangen.
Tip 5: bondige openingszin die alles zegt
Het is best handig als je belt en direct weet dat je goed verbonden bent. Openen met een volle openingszin geeft de beller deze zekerheid:
Ben je enkel te bereiken voor interne gesprekken kan het allemaal wat informeler maar overdrijf niet.
Maak nooit grapjes of andere insiders. Deze kunnen leuk lijken maar je weet nooit waarom of waarvoor je gebeld wordt.
Tip 6: wees nooit afgeleid door werk of drinken
Dit is een moeilijke want wie is er nu eens niet afgeleid. Probleem is dat wij tijdens telefoongesprekken andere taken proberen af te handelen. Dit kan een mail typen zijn, snel enkele kopies nemen of een folder gaan afgeven. Ook snel wat koffie of een boterhammetje eten behoren tot de dingen die wachten tot na het gesprek.
Tip 7: zorg dat er opvolging komt voor het gesprek
Een telefoongesprek heeft altijd inhoud. Zorg dat deze inhoud opgevolgd wordt of dat de zaak door het telefoontje afgehandeld is.
Weet dat iets zeggen aan de telefoon later problemen kan meebrengen genre welles-nietes. Een korte mail met een samenvatting van het gesprek zorgt ervoor dat je later niet in de problemen komt.
Tip 8: houd het netjes
Als laatste willen we duidelijk maken dat, ook al ken je de collega al enkele jaren, je het telefoongesprek steeds zo zakelijk mogelijk houdt.
Gouden tip: maak geen commentaar achteraf
Je zal niet de eerste persoon zijn die een ongepast grapje of zelfs belediging maakt over je gesprekspartner omdat je dacht dat de telefoonlijn reeds verbroken was. Ook puffen na het ontvangen van een telefonische opdracht is uit den boze.
