Zo geef je feedback op de werkvloer

Wat is het verschil tussen feedback en kritiek? Waarom is feedback zo belangrijk? En hoe geef je best feedback op de werkvloer? Wij zorgen voor antwoorden...

Feedback versus kritiek
Volgens Van Dale is feedback een terugkoppeling of een informatieve reactie of response op eerder gekregen onderricht. Als je feedback geeft, betekent dat dus dat je de ander informatie verstrekt over jouw perceptie van zijn gedrag en het effect daarvan op jou. Je legt met andere woorden uit hoe je zijn gedrag ervaart en welk uitwerking dat heeft op jouw gedrag.

Vanuit dat oogpunt is feedback niet hetzelfde als kritiek. Feedback is constructief, terwijl kritiek eerder destructief is. Bij kritiek is er sprake van een impulsieve reactie waarbij iemand of iemands werk beoordeeld wordt. Op kritiek reageer je als ontvanger veeleer boos of vernederd, je zelfvertrouwen krijgt immers een lelijke knauw. Daar waar kritiek altijd negatief is, bevat feedback zowel positieve als negatieve elementen.

Nut van feedback
Waarom geven bedrijfsleiders, managers, projectleiders, collega’s... feedback op de werkvloer? Het antwoord luidt: ze willen de ander helpen. Bevestiging in combinatie met een beetje sturing kan leiden tot betere toekomstige prestaties. Via feedback probeert men de ander nuttige informatie te verschaffen, waardering uit te drukken, alsook zijn prestaties te erkennen. Daarnaast tracht men ondersteuning aan te reiken, de verwachtingen van de ander te verduidelijken en hem te motiveren. Eigenlijk kan je zeggen dat feedback deel uitmaakt van het principe van open communicatie dat eveneens de relaties op de werkvloer verbetert. Zowel zender als ontvanger zijn er dus mee gebaat. 

Effectieve feedback geven
Feedback geven is een vaardigheid die je kan trainen. Niet iedereen is er even bedreven in, maar er kan wel aan gewerkt worden. Dat is trouwens een must, want slecht geformuleerde of overgebrachte feedback heeft niet dezelfde uitwerking als effectieve feedback. Soms bereikt men zelfs het tegenovergestelde resultaat: feedback neigt dan naar kritiek die kwetsend overkomt en allesbehalve motiverend werkt.

Tips voor effectieve feedback:

Objectiviteit - Beschrijf duidelijk en objectief het gedrag van de persoon in kwestie, het effect daarvan op jou en het door jou gewenste gedrag.

Ik-boodschappen – Gebruik ik-boodschappen zodat je niet te beoordelend overkomt. Vergelijk: ‘Jij haalt ook nooit je deadlines.’ versus ‘We weten allemaal dat jij altijd te laat bent.’ versus ‘Ik heb de indruk dat je timing beter kan...’. Met een ik-boodschap geef je aan dat het gaat over jouw woorden en gevoelens, niet over die van anderen, je kan immers niet raden wat andere collega’s over de persoon of de kwestie denken.

Niet op de man spelen – Als je op de man speelt, dan stel je je niet zakelijk op tegenover de persoon die je feedback geeft. Integendeel je valt hem persoonlijk hard aan. Verwijs daarom naar handelingen en acties van de persoon en niet naar de persoon an sich. Iemands persoonlijkheid is namelijk moeilijk te veranderen, zijn gedrag daarentegen wel.

Helderheid – Vermijd vage of dubbelzinnige feedback. Wees duidelijk zodat je gesprekspartner je begrijpt. Feedback zoals ‘Het is met jou ook altijd hetzelfde...’ zorgt ervoor dat de ontvanger moet raden naar datgene wat hij blijkbaar altijd verkeerd doet.

Facultatief – Reik feedback aan, dring het niemand op.

Voorbereiding – Bereid het geven van feedback voor. Denk op voorhand al eens na over wat je gaat zeggen en waarom je dat gaat zeggen.

Omstandigheden – Voor feedback moeten de omstandigheden juist zijn. Wacht daarom het juiste tijdstip en de juiste plaats af.

Pauzes – Laat stiltes vallen zodat de ander kan nadenken en reageren. Vraag vervolgens wat de persoon in kwestie ervan denkt.

Evenwicht - Wissel positieve en minder positieve informatie af, zodat je evenwichtige feedback geeft.  Begin met het positieve om vervolgens over te schakelen op aspecten die de ontvanger kan bijwerken. Eindig steeds positief. Idealiter beantwoordt de gegeven feedback aan de volgende structuur: eerst de inleiding, vervolgens de eigenlijke inhoud om af te ronden met het slot.

Interactie – Praat met elkaar, praat niet tegen de ander. Feedback mag geen preek worden. Controleer of je begrepen wordt met open en gerichte vragen. Luister daarbij actief naar de ander en observeer zijn lichaamstaal.

Specifiek – Geef geen algemene feedback, maar richt je specifiek op bepaalde aspecten.

Voorbeelden – Geef concrete voorbeelden die relevant en recent zijn. Gebruik liever geen argumenten, wel meer voorbeelden, als de ander je feedback niet aanvaardt.

Regelmaat - Geef regelmatig feedback, liefst kort na het voorval. Wacht dus niet te lang. Geef liever vaker gedoseerde feedback dan eens per jaar de hele boterham te presenteren.

Constructief - Wees oplossingsgericht en constructief. Focus op de oplossing, niet op het probleem. Zoek samen naar oplossingen en geef suggesties zodat de ander kan kiezen of hij je denkwijze volgt.