Succesvolle teams op de werkvloer?

Samen kan je meer dan alleen. In bedrijven werkt men dan ook vaak met teams, al loopt de teamwerking niet altijd even vlot. Daarom leren wij je hoe je een succesvol en doeltreffend team op de werkvloer opbouwt.

Effectieve teams?
Managers zoeken voortdurend naar manieren om de bedrijfsresultaten en de rendabiliteit te verbeteren. Velen geloven dat teamgebaseerde, horizontale personeelsstructuren aan de basis liggen van zakelijke successen. Op elke werkvloer weerklinken dan ook de woorden team, teamwerking en teambuilding. Het lijkt iets vanzelfsprekend waardoor weinig bedrijfsleiders en afdelingschefs stilstaan bij de manier waarop ze een effectief team ontwikkelen. Teamwerking is immers meer dan een groep mensen laten samenwerken. Niets gaat vanzelf: het team en de resultaten ervan moeten voortdurend verbeterd worden. 

Heb je de indruk dat het werken in teams binnen je kmo beter kan? Doorloop dan de volgende checklist:

Duidelijke verwachtingen an het team
Heeft de bedrijfsleider of afdelingschef zijn verwachtingen omtrent de prestaties en resultaten van het team duidelijk gecommuniceerd? Weten de teamleden waarom het team gecreëerd werd? Toont het bedrijf doelgerichtheid bij het ondersteunen van het team in de vorm van werkkrachten, tijd en financiële middelen? Krijgt het werk van het team voldoende aandacht  en vormt het een prioriteit voor de bedrijfsleider of afdelingschef?

Duidelijke context voor het team
Begrijpen de teamleden waarom ze deel uitmaken van het team? Begrijpen ze hoe het werken in teams het bedrijf helpt bij het bereiken van zijn bedrijfsdoelstellingen? Kunnen de leden het belang van het team definiëren met het oog op het bereiken van zakelijke objectieven? Begrijpt het team waar zijn werk past in de totale context van de doelen, principes, visies en waarden van de kmo?

Engagement binnen het team
Willen de leden deel uitmaken van het team? Vinden de teamleden dat hun teammissie belangrijk is? Tonen de leden hun engagement bij het nastreven van die missie? Bestempelen de teamleden hun functie binnen het team als waardevol voor de kmo én hun eigen carrière? Verwachten de teamleden dat hun vaardigheden groeien en ontwikkelen binnen het team? Vormt het team een uitdaging voor de leden ervan? Zijn ze enthousiast over hun deelname aan het team? Hopen de teamleden op erkenning voor hun bijdragen?

Competenties binnen het team
Heeft het team het gevoel dat de juiste mensen erin vertegenwoordigd zijn? Vinden de teamleden dat ze de nodige kennis, vaardigheden en talenten in huis hebben om te slagen in hun opdracht? Krijgt het team de nodige ondersteuning in de zin van middelen en strategieën om hun missie te volbrengen?

Missie van het team
Beschikt het team over de nodige verantwoordelijkheden? Heeft het een eigen missie, visie en strategieën ontwikkeld om zijn opdracht te voltooien? Heeft het team de volgende aspecten op papier vastgelegd en gecommuniceerd naar de betrokkenen: doelstellingen, verwachte resultaten, bijdragen en tijdschema’s? Welke maatstaven hanteert het team bij het meten van hun product (i.c. de teamresultaten) en het proces dat daarbij gevolgd werd? Gaat de bedrijfsleider of afdelingschef akkoord en ondersteunt hij de ontwikkelingen van het team?

Controle van het team
Heeft het team voldoende autoriteit en vrijheid zodat er sprake is van ownership bij het voltooien van zijn missie? Hoe ver kunnen de teamleden gaan in het nastreven van oplossingen? Begrijpen de teamleden tegelijkertijd hun grenzen? Werden er beperkingen (i.c. financiële en temporele) opgelegd nog voor het team tegen mogelijke barrières opliep? Verstaan ook alle andere werknemers de relatie met het team en diens aansprakelijkheid? Heeft de kmo gezag toegekend aan het team om aanbevelingen te maken en/of om het plan te implementeren? Is er tijd voorzien voor reflectie zodat de richting en objectieven van zowel het team als de kmo consistent op een lijn liggen? Stellen teamleden elkaar aansprakelijk voor tijdschema’s, resultaten en engagementen? Wil de onderneming de opportuniteit van zelfmanagement bij haar werknemers vergroten?

Samenwerking binnen het team
Hebben de teamleden inzicht in team- en groepsprocessen? Begrijpen ze de stadia van groepsontwikkeling? Werken ze op een effectieve manier met elkaar? Begrijpen ze de rollen en verantwoordelijkheden van alle teamleden? Kan het team problemen oplossen, zijn proces verbeteren, doelen stellen en maatstaven ontwikkelen? Werken de teamleden samen om de missie van het team te vervullen? Hebben ze groepsnormen en gedragsregels vastgelegd m.b.t. het oplossen van conflicten, de besluit- en consensusvorming, en meetings? Gebruikt het team de juiste strategie om zijn doel te bereiken?

Communicatie binnen en met het team
Communiceren de teamleden hun prioritaire taken duidelijk? Is er een vastgelegde methode om eerlijke feedback te geven en te krijgen? Communiceren teamleden op een duidelijke en eerlijke manier met elkaar? Brengen de teamleden verschillende meningen ter tafel? Worden conflicten ter sprake gebracht en aangepakt? Deelt de onderneming regelmatig belangrijke zakelijke informatie mee aan het team?

Creatieve vernieuwing binnen het team
Is de kmo werkelijk geïnteresseerd in veranderingen? Vindt ze creatief denken, unieke oplossingen en nieuwe ideeën waardevol? Worden werknemers die overdachte risico’s nemen met het oog op verbeteringen daarvoor beloond? Of worden werknemers die de status-quo behouden, beloond? Voorziet de onderneming trainingen, toegang tot boeken en andere media of bedrijfsbezoeken om nieuwe denkwijzen te stimuleren?

Gevolgen van het team
Voelen de teamleden zich verantwoordelijk en aansprakelijk voor de teamprestaties? Worden er beloningen (winstverdeling bijvoorbeeld) en erkenning voorzien zowel voor de prestaties van hele team als van individuele teamleden? Worden overdachte risico’s gerespecteerd en aangemoedigd binnen de onderneming? Vrezen teamleden voor represailles? Besteden teamleden meer tijd aan verwijten dan aan oplossingen? Zien de teamleden hun impact bij het toegenomen succes van de onderneming?

Coördinatie van het team
Wordt het team gecoördineerd door een centrale leiding die de groep ondersteunt bij het verkrijgen van wat nodig is om successen te bekomen? Zijn er prioriteiten en gealloceerde middelen gepland tussen de afdelingen? Hebben teams ook oog voor het concept van de interne klant (i.c de volgende stap in het proces)? Zijn teams samengesteld uit meerdere functies en afdelingen gebruikelijk en werken ze effectief samen? Ontwikkelt de onderneming een klant- en procesgericht bedrijfsconcept zonder traditioneel en afdelingsgewijs te denken? 

Als je voldoende tijd en aandacht besteedt aan deze checklist, dan ben je zeker dat je teams op de meest effectieve manier kunnen bijdragen aan zakelijke successen. Niet alleen je kmo zal een hoge vlucht nemen, ook je werknemers zullen tevreden samenwerken aangezien ze verantwoordelijk gesteld worden en ownership kennen omtrent hun werkproces.