Hoe controleer je een externe payroll medewerker?

Hoe controleer je een payroll consultant: goede afspraken, goede vrienden
Hoe controleer je iemand die taken verwerkt waar je niet 100 procent van op de hoogte bent en dus ook niet echt kan controleren? Er zijn enkele eenvoudige trucjes als het op payroll consultants aankomt. 

Maar we denken dat het beter is dat je afstapt van het gedacht dat je een payroll consultant moet controleren. Het is beter om de consultant op te volgen en eventueel bij te sturen indien nodig. Beschouw als het ware de payroll consulent als één van je eigen werknemers op de personeelsdienst. 

Hieronder enkele eenvoudigste kneepjes om een payroll consultant op te volgen

TIP 1: komen er klachten van je personeel / werknemers?
Als een payroll consultant snel werkt betekent dit niet dat er goede loonadministratie gedaan wordt. De lonen moeten ook op een correcte manier doorgegeven worden en opgevolgd worden. 

Dit betekend dat je niet veel klachten mag krijgen van werknemers. Typische klanten van werknemers zijn:

• loon te laat gestort
• correcties of fouten op hun loon
• slechte opvolging van hun dossier
• foute uitleg geven aan personeel
  Je personeel kan ook terecht bij de RVA, vakbonden, ... om de gekregen info te dubbelchecken

Bovenstaande zaken kan je in een KMO snel horen van de werknemers zelf. Voor grotere bedrijven zal je zelf even door de HR mailbox moeten grasduinen of een kleine enquête doen. Je kan dit doen bijvoorbeeld 2 maand na opstart van de consultant

TIP 2: toon interesse en neem de leiding
Een andere tip die we meegeven is dat je de payroll consultant niet aan zijn lot mag overlaten. Volg de payroll consultant op en vraag:

• welke taken hij verwerkt heeft
• welke taken er volgende maand op het programma staan
• of de dossiers op orde staan
• of er nood is aan extra

Bijkomend kan je aan de consultant vragen of hij denkt dat er bijkomende taken of eenmalige taken open staan? Zo kan de consultant bijvoorbeeld voorstellen om de car policy eens aan te pakken.

TIP 4: laat de payroll consultant af en toe in je bedrijfsgebouw werken
Heb je liever rechtstreeks zicht op de werkwijze of wens je de payroll consultant vaker te zien, dan kan je de consultant bijvoorbeeld één dag per week op je bedrijfsgebouw laten werken.